個別指導塾の教室長にとって、毎月の時間割づくりは大きな仕事です。生徒ごとに受講したい曜日と時間が違い、講師も学生アルバイトが中心なら出勤できる日が月ごとに変わります。さらに1対2の授業なら、同じ時間に並べる2人の生徒の学年や科目、相性まで考える必要があります。
この記事では、個別指導塾で長く教室運営に携わってきた立場から、時間割（授業配置）を組む手順と、ミスや手戻りを減らすコツをまとめます。
時間割づくりでいちばん時間がかかるのは、実は配置そのものより「情報を集めて照らし合わせる作業」です。配置を始める前に、次の情報を一か所にそろえます。
紙のメモ、LINE、Excelとバラバラに受け取っていると、配置の途中で「この日は来られないと言っていた」と気づいて組み直すことになります。受け取った時点で同じ表に書き込む習慣をつけるだけで、手戻りが大きく減ります。
多くの生徒は「毎週火曜の19時」のように、決まった曜日・時限で通っています。まずはこうした固定の授業を先に置き、そのあとで月によって変わる授業や追加の授業を空いているところに入れていきます。
固定の授業は月が変わってもほとんど同じなので、前月の配置をそのまま引き継げる仕組みにしておくと、毎月ゼロから組む必要がなくなります。
1対2の個別指導では、同じ講師の前に並べる2人の組み合わせが授業の質を左右します。次の点を目安にします。
個別指導塾では、体調不良や学校行事による欠席と振替が毎月必ず発生します。すべての席を埋めてしまうと、振替先が見つからずに講師の追加出勤をお願いすることになります。
講師が出勤していて席が空いている「振替用の枠」を、曜日ごとに少しずつ残しておくと、欠席の連絡が来てもすぐに振替先を案内できます。振替の運用ルールについては、個別指導塾の振替管理のコラムで詳しく解説しています。
配置が決まったら、生徒には月間の授業カレンダー、講師には出勤予定表を配ります。ここで配置表から一人ずつ書き写していると、時間がかかるうえに転記ミスが起きやすくなります。配置表から自動で作れる形にしておくのが理想です。
多くの塾ではExcelで時間割を管理していますが、手作業だと次のようなミスが起きがちです。
どれも「目で見て確認する」ことに頼っているのが原因です。生徒数が増えるほど確認にかかる時間も増え、教室長の負担が大きくなります。
こうした確認作業を減らすために、学栄社では個別指導塾向けの授業配置システム「AST」を開発しました。自社で運営する塾でも、毎月の時間割と講習期間の配置に使っています。
Excelで動くため、新しいシステムを入れる必要はありません。2か月の無料体験版があるので、実際の時間割で試してから判断できます。