個別指導塾の大きな魅力のひとつが「休んでも振替ができる」ことです。一方で、振替の扱いがあいまいなままだと、「振替が取れない」「いつの分の振替か分からない」といった保護者とのトラブルや、講師の急な出勤依頼につながります。
この記事では、振替を無理なく回すためのルールづくりと、記録の残し方をまとめます。
振替のトラブルの多くは、ルールが決まっていない、または伝わっていないことが原因です。少なくとも次の4つは決めて、入塾時に書面で案内しておきます。
欠席の連絡を受けてから空いている席を探していると、そのたびに表を見直すことになり、返事も遅くなります。時間割を組む段階で、講師が出勤していて席が空いている「振替用の枠」を曜日ごとに用意しておくと、連絡を受けたその場で候補を伝えられます。
時間割の組み方全体については、個別指導塾の時間割（授業配置）の組み方で解説しています。
振替の記録で意外と見落とされるのが、どの日の授業の振替なのかという情報です。振替後の日付だけを残していると、次のようなことが起きます。
「元の日付」「振替後の日付」「担当講師」をセットで記録しておけば、こうした確認がすぐにできます。
振替が決まったら、日時と担当講師をすぐに伝え、月間カレンダーも新しいものに差し替えます。口頭だけで伝えると、「聞いていた時間と違う」という行き違いが起きやすくなります。変更後のカレンダーを渡すところまでを、振替の手続きの一部として決めておくと安心です。
学栄社の授業配置システム「AST」では、欠席の連絡が来たら授業を選んで振替先を指定するだけで振替が完了し、振替前の日付も自動で記録に残ります。講師の出勤コマを重ねて表示できるので、振替先の空き枠もひと目で分かり、振替後の生徒用カレンダーもそのまま印刷できます。
Excelで動き、2か月の無料体験版で実際の振替の運用を試せます。